e-SOCIAL PARA TODAS AS EMPRESAS - JULHO 2018

Terão de implantar o sistema os optantes do Simples Nacional, inclusive os Microempreendedores Individuais (MEI).

A partir de julho, o e-Social passa a ser obrigatório para todas as empresas privadas, incluindo aquelas do Simples Nacional. A primeira etapa do projeto já está em andamento, envolvendo grandes empresas, que faturam mais de R$ 78 milhões por ano.

Agora em julho, todas as demais empresas privadas terão de se cadastrar no sistema, e enviar uma série de tabelas, como as de cargos, horários, entre outras.

O passo seguinte é o que exige maior cuidado. A partir de setembro deste ano, os empregadores terão de munir o e-Social com dados relativos a seus funcionários.

Erros nessas informações impedirão que obrigações trabalhistas e previdenciárias sejam cumpridas mais à frente. Ou seja, multas poderão ser aplicadas.

Esses dados que abastecem o sistema serão cruzados e validados, ou não, pelo sistema. De maneira ilustrativa, o desligamento de um funcionário não será aceito pelo e-Social se antes o empregador não informou sua contratação. Além disso, nessa cadeia de eventos, será evidenciado que a empresa cometeu uma irregularidade no passado.

As empresas precisam revisar os dados cadastrais de seus empregados, como mudança de endereço, dependentes, estado civil.

O empregador se responsabilizará pelas informações que entregou por um período de até cinco anos.

Um problema comum relatado por empresas que estão providenciando o saneamento dos dados envolve funcionários que possuem dois números de PIS. A verificação dos dados trabalhistas e previdenciários dos funcionários pode ser realizada por meio do Cadastro Nacional de Informações Sociais (Cnis).

É possível alterar eventuais dados incorretos de maneiras online, pelo portal do e-Social, que disponibiliza um módulo de qualificação cadastral. Para tanto é preciso ter certificado digital. Poderão ser alterados nome, data de nascimento, CPF e Pis/Nis dos trabalhadores.

Em novembro começa uma nova fase do e-Social. Nela, as empresas serão obrigadas a enviar a folha de pagamento por meio do sistema. Nesse momento terão de ser encaminhado um arquivo para cada funcionário. Ou seja, se a empresa possui 200 empregados, serão enviados 200 arquivos no formato XML.

Se faltar informação de um funcionário, o e-Social não vai fechar a folha da empresa.

Vale lembrar que fazem parte do e-Social a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS, a Caixa Econômica Federal e o Ministério da Previdência Social.

Esses órgãos irão cruzar as informações. Assim, o sistema pode não acusar um erro de imediato, como o salário de um funcionário informado com valor maior que o real. Porém, mais à frente essa informação irá conflitar com aquela averiguada pelo INSS.

A promessa do governo é que quando o e-Social estiver completamente implantado serão substituídas 15 obrigações que hoje os empresários enviam periodicamente aos diferentes órgãos.

O sistema tenderá em substituir a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social (GFIP), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) e Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF), entre outras obrigações.

Em janeiro de 2019, por exemplo, a GFIP será incorporada pelo e-Social.

A quantidade de novas informações que o sistema solicita é grande. Será preciso enviar atestado médico, a instituição de ensino de estagiários, qual a formação do supervisor do estagiário, e outros dados que não são habituais.

Serão exigidos dados de segurança e saúde no trabalho que dificilmente pequenas empresas possuem.

Quem não tem laudos atestando nível de periculosidade e insalubridade, entre outros, terá de contratar técnicos para atestar a situação na empresa.